Email of enquiry
En esta fase, la mayoría de las cartas establecen contacto (que puede ser el primero o no) con una organización o proveedor para solicitar información bien planteando preguntas concretas sobre el producto/servicio y condiciones de la transacción o bien requiriendo envío de información impresa (catálogos, listas de precios, …) o muestras, demostraciones, visitas, etc.
Este tipo de cartas deben ser concisas y claras y suelen responder a un formato fijo.
Ejemplo
Your ref.:
Our ref.: PG/TR
Cloth Mill. Ltd.
New Street, Nottingham N3 3EL
U.K.
2nd February 20–
Dear Sir or Madam,
Estimados Srs/Sras:
(a)
We saw the selection of trousers that were displayed on your stand at the exhibition that was held in Paris last month.
Hemos visto la selección de pantalones expuestos en su stand en la exposición que tuvo lugar en París el mes pasado.
(b)
We are a large chain of retailers in Spain and are looking for a manufacturer who could supply us with a wide range of trousers for our market.
Tenemos una gran cadena de tiendas en España y estamos buscando un proveedor que nos proporcione una amplia selección de pantalones para nuestro mercado.
(c)
We would be pleased to receive a catalogue with your range of products and your current price list. Could you also give us details of you terms, delivery times and possible discounts?
Nos gustaría recibir un catálogo con su gama de productos y su precio actual. Podrían enviarnos también información sobre condiciones de pago, fechas de entrega y posibles descuentos.
(d)
We look forward to hearing from you soon.
Esperando su pronta respuesta.
Yours faithfully,
Atentamente,
(firma)
P. García
Chief Buyer
Jefe de compras
Intex Ltd.
Polígono Industrial, 3
Telephone No.: +34976 3866ZZ
Fax: +34976 236 85XX
e-mail: xxxx@zzzz.es
Explicación de las secciones
Cuando se trata del primer contacto entre comprador y proveedor se deberían incluir los apartados (a) y (b).
(a) Cómo se ha sabido del proveedor y sus productos / servicios:
Breve mención a cómo se ha sabido del proveedor y sus productos / servicios (por ejemplo: a través de una embajada, consulado, cámara de comercio, feria de muestras, anuncio en el periódico, boca a boca, etc.).
(b) Información sobre la empresa del solicitante y demanda del producto
Breve información sobre la empresa del solicitante, demanda y/o estado del mercado en relación con los productos/servicios del proveedor al que se dirige la carta.
(c) Asunto de la carta
Asunto que se desea tratar en la carta: petición concreta de la información y/o de lo que se quiere que el proveedor envíe:
- catálogos, detalles del producto, muestras, listas de precios, prospectos, etc.
- información sobre detalles y condiciones de la transacción (presupuesto, métodos de pago y descuentos, condiciones de entrega y transporte, normativas de importación y transporte en el país de destino)
- visita de representante
- productos a prueba/contra reembolso/en venta
- demostraciones
Esta parte es la esencial en una carta de este tipo ya que en ella se hace patente su finalidad.
(d) Agradecimiento y pronta respuesta
Frase de despedida agradeciendo la ayuda y con el propósito de animarles a una pronta respuesta.
🔹Ver ejemplos 1.1-1, 1.1-2, 1.1-3, 1.1-4, 1.1-5, 1.1-6 y 1.1-7 y 1.1-8