En esta sección puedes encontrar información sobre el formato general que tendría que tener tu carta o email de negocios.
A la izquierda verás un ejemplo escrito en inglés y en la columna de la derecha tienes la explicación de las distintas secciones que están marcadas con números (1), etc.
(1)
HALS HARCPATE LTD
545 Park Avenue
LONDON, EC10 JML
TEL:+0044 207 7234568
E-m: harcapate@xxxx.co.uk
(2)
Our Ref.: RP/BU
Your Ref.:JFW/ MT
(3)
15 January 2006
(4)
J.F. Wake
Purchasing Manager Sunshine Constructions Ltd.
356 Red Road
Itsbury Park
Lancaster E11 JKL
(5)
Dear Mr Wake
(6) Your Order no: 10XR 34567WA
(7)
Thank you for your order. We have arranged for an engineer to fit your boiler on the morning of the 2nd February 2006, if this is convenient for you.
We note that you have opted for our full-service agreement to cover maintenance of the boiler and any spare parts. I enclose a service agreement, listing the conditions under which maintenance and parts will be supplied, together with a copy of our 18 months-guarantee.
Please check all the details and if you are happy with them, sign both copies of the agreement and return one to us in the return envelope provided.
If you have any queries, please do not hesitate to call us from 9am to 5pm, Monday to Friday.
(8)
Yours sincerely
(9)
Robert Patterson
Sales Manager
(10)
c.c.
(11)
Enc.
1. Nombre y dirección completa de la empresa remitente:
Escriba su dirección completa arriba, a la derecha o en el centro de la página.
2. La referencias de la carta para archivos o registro:
El sistema anglosajón más frecuentemente utilizado es escribir “Our Ref.” seguido de las iniciales de quien firma la carta y de quien la escribe. En una contestación utilice “Your Ref”.
3. Fecha: Ponga la fecha según siga el estilo británico o el americano.
- Estilo británico: día/ mes/ año.
- Estilo americano: mes/día/ año.
Puede utilizar abreviaturas en los meses: Jan., Feb., Sept., Oct., Nov. and Dec.
NO escriba el mes con cifras. NO mencione la ciudad, ya que se ha escrito debajo de su dirección.
4. Dirección del destinatario de la carta:
Se incluye en la misma carta, también, a la izquierda y a nivel inferior al de la dirección del remitente. Escriba la dirección completa del destinatario en este orden, si se conocen todos los datos: nombre, rango o puesto en la empresa y, siempre, la dirección completa de la empresa.
5. Saludo inicial: Deje algún espacio y comience su carta de la manera siguiente:
– “Dear Sir or Madam” si desconoce el nombre y el género
– “Dear Mr/Ms” seguido del nombre del destinatario, si lo sabe
6. Asunto: Una breve indicación del contenido de la carta, si Vd. lo considera necesario.
7. Contenido de la carta.
8. Saludo de despedida: Termine su carta de la manera siguiente:
- “Yours faithfully” si no sabe el nombre del/la/los destinatarios
- “Yours sincerely” si lo sabe
- “Yours truly” en cartas procedentes de USA
- «Kind regards» es el saludo más común en emails
9. Firma: Firme su carta y escriba debajo su nombre y puesto o rango en la empresa.
Si Vd. encuentra las siglas “For” or “p.p.” con un nombre, significa que la carta la ha firmado alguien en representación del remitente.
10. Añada “c.c.” al final de la carta cuando envía copias a otros destinatarios.
11. Añada Enc./Enclosure al final de la página cuando Vd. incluya algún documento junto con la carta.