Reply to an email of enquiry
La carta de respuesta a una solicitud de información debe ser breve, directa y educada. En ella no sólo confirma que Vd. puede suministrar el producto/servicio solicitado, sino también proporciona información sobre su empresa, su eficacia y su fe en el producto. Su objetivo es captar clientes y vender.
La respuesta comienza con una corta frase de entrada agradeciendo la carta de solicitud de información y debe suministrar toda la información solicitada, haciendo referencia a los catálogos, listas de precios, muestras, etc. que se envíen por correo separado. En estas cartas se incluyen también los presupuestos, precios, coste de transporte y seguro, visitas de representantes, descuentos, métodos de pago, y los términos fijos y negociables.
En caso de que no pueda ofrecer exactamente lo que se ha solicitado, sugiera una alternativa.
Concluya con un par de frases animando al cliente a hacer negocios con su empresa.
Ejemplo
Dear Ms Smith,
Estimada señora Smith:
(a)
Thank you for your enquiry of 12 December, requesting information about dinner and tea services.
Gracias por su carta del 12 de diciembre pidiendo información sobre vajillas y juegos de té.
(b)
We are enclosing the catalogue and price-list you asked for. You will see that we can offer a wide selection of dinner and tea services ranging from the rugged earthenware “Castilla” breakfast sets, to the “Manises” bone china dinner service. You can choose from more than fifty designs which include the elegance of “La Cartuja” and the richness of Talavera colours.
Le enviamos el catálogo y la lista de precios que nos pidió. Verá que podemos ofrecerle una amplia selección de vajillas y juegos de té, desde la colección de desayuno de resistente loza hasta la vajilla de porcelana ‘Manises’. Pueden elegir entre más de cincuenta diseños que incluyen la elegancia de la ‘Cartuja’ y la riqueza de los colores de Talavera.
We would be pleased to add your clients to our list of customers throughout the world and could promise them an excellent product with a first-class service. We would be glad to accept orders for any number of pieces, and can mix sets if required.
Estaríamos encantados de añadir sus clientes a nuestra lista de clientes de todo el mundo y podemos prometer un producto excelente con un servicio de primera clase. Estaríamos encantados en aceptar pedidos por cualquier número de piezas y si es necesario mezclando juegos.
(c)
You will see that our prices are quoted c.i.f. to Barcelona seaboard ports and we are offering a special 10% discount off all net prices, with delivery within three weeks from receipt of order.
Verá que nuestros precios están presupuestados CIF puerto de Barcelona y que ofrecemos un descuento especial de un 10% sobre todos los precios netos, con entrega dentro de las tres semanas del recibo del pedido.
(d)
If there is any further information you require, please contact us, and once again thank you for your letter.
Si necesita más información, por favor, contacte con nosotros y, de nuevo, gracias por su carta.
Yours sincerely,
Atentamente:
(Position in the firm)
Explicación de las secciones
(a) Confirmación de la recepción de la carta en la que solicita información
Confirmación de la recepción de la carta solicitando información, normalmente agradeciendo al cliente su interés. Es necesario mencionar la fecha de la carta enviada por el cliente potencial y cualquier otra referencia que aparezca.
(b) Información solicitada
Información solicitada incluyendo una referencia a muestras, catálogo y cualquier otro elemento que se envíe de forma separada.
Confirmación de que puede proporcionar al cliente lo que pide: envío de catálogos, detalles del producto, muestras, listas de precios, prospectos, etc.
Información de que no puede proporcionar lo solicitado y sugerencia de una alternativa.
(c)Información sobre detalles y condiciones de la transacción:
- Presupuesto y precios
- Costes de transporte y seguro (La Cámara Internacional de Comercio utiliza una serie de términos para los contratos en el extranjero (overseas contracts) llamados Incoterms que, aunque opcionales, es aconsejable utilizar).
- Métodos de pago (Los términos por los que se establecen los medios de pago son complejos y, a menudo, abreviados).
- Descuentos
- Condiciones de la oferta
- Condiciones de entrega y de transporte
- Información adicional, que el futuro cliente no ha solicitado, siempre que sea relevante.
(d) Párrafo de despedida
Párrafo en el que puede dar las gracias de nuevo, animar al cliente a establecer relaciones comerciales e invitarle a que solicite más información si la necesita.
- Petición de confirmación del pedido o animar al cliente a hacer un pedido
- Disculpas por algún error
- Invitación a solicitar más información
- Fórmulas de despedida e invitación a iniciar relaciones comerciales. Las fórmulas de despedida son más sencillas y estandarizadas en inglés que en español. Recuerde que después de estas fórmulas deberá añadir yours faithfully, o yours sincerely, o yours truly, (=atentamente).