Advice note
Una vez que el producto está listo para su envío, el proveedor comunica al comprador los detalles referentes al mismo. Esta comunicación se puede realizar bien haciendo uso de un aviso de envío estandarizado, si la empresa dispone de él, o por medio de una breve carta en la que se indica que la partida ha sido ya despachada y se recibirá en breve. Aquí vamos a tratar este tipo de carta del proveedor al comprador.
Ejemplo
Dear Mr Wake,
Estimado Sr. Wake:
Order R1654
Pedido R1654
(a)
The above order has now been completed and sent to you. It is awaiting loading into Queen Mary which sails for Vancouver, Canada, on the 12th January and arrives on 28th February.
El pedido mencionado se ha completado y enviado. Espera ser cargado en el Queen Mary que parte para Vancouver, Canadá, el 12 de enero y llega el 28 de febrero.
(b)
Once we have the necessary documents we will hand them to Bank of America, your bank’s agents here, and they will forward them to the Citibank.
Cuando tengamos los documentos necesarios los llevaremos al Banco de America, su banco aquí, y ellos los enviarán al Citibank.
(c)
We have taken special care to see that the good have been packed as per your instructions, marked with your name and numbered 1-6. Before signing the delivery note, could you please check that the consignment is complete and undamaged?
Hemos tenido especial cuidado en comprobar que la mercancía se ha embalado según sus instrucciones marcada con su nombre y numerada 1-6. Antes de firmar el albarán, ¿podría comprobar si el envío está completo y en buen estado?
(d)
If there is any further information you require, please contact us. Thank you very much for the order, and we look forward to hearing from you again soon.
Si necesita más información, por favor, contacte con nosotros. Muchas gracias por el pedido y quedamos a la espera de sus noticias.
Yours faithfully,
Atentamente:
J. Sánchez
Sales Manager
Director de ventas
Explicación de las secciones
(a) Confirmación de que se ha dado la orden de envío y el producto está en tránsito
Confirmación de que ya se ha dado la orden de envío y el producto está en tránsito y llegará a su destino en breves fechas. Debe hacerse referencia explícita al pedido, bien dentro del propio párrafo o como «asunto» antes de empezar la carta.
(b) Indicación de los pasos que se han de llevar a cabo para efectuar el pago
(c) Método de embalaje utilizado y/o requerimiento de comprobación del estado del envío
Referencia al método de embalaje utilizado y/o requerimiento de comprobación del estado del envío.
(d) Despedida
Suele incluir una referencia cortés a la continuidad de sus relaciones comerciales.