Comunicación de variaciones en el pedido

Una vez enviada y recibida la solicitud del compra puede haber lugar a variaciones en el pedido debido a varios motivos. Aquí trataremos este tipo de carta por la cual el proveedor informa al cliente de los cambios.

Las modificaciones más habituales son:

variación en el precio ofertado por diversas causas (encarecimiento del combustible, aumento de los precios de las materias primas)
variaciones en los productos solicitados (modelo, volumen del pedido)

Ejemplo

Dear Mr. Sullivan,
Estimado Sr. Sullivan:

(a) With reference to your order No.3654, we are sorry to inform you that due to the increase in raw material costs, we are forced to raise the price of our merchandise. We have avoided raising our prices for as long as possible, but we can no longer prolong the inevitable.
Con referencia a su pedido nº 3654, sentimos informarle que debido al aumento de los costes de las materias primas, estamos forzados a subir el precio de nuestros productos. Hemos evitado subir los precios todo el tiempo que nos ha sido posible pero ya no podemos hacerlo más.

b) Following our policy, our aim is to provide our clients with the best service and therefore we offer you an extension of credit in the hope that this may be convenient for you.
Según nuestra política, nuestro objetivo es proporcionar a nuestros clientes el mejor servicio, en consecuencia le ofrecemos una extensión del crédito con la esperanza de que eso sea beneficioso para ustedes.

(c) We apologize for any inconveniences this change may have caused you and hope you will understand the necessity for this price increase.
Sentimos los inconvenientes que este cambio les haya causado y esperamos que comprendan la necesidad de este aumento de precios.

(d) Yours sincerely,
Atentamente:

Pedro Rodríguez
Sales Manager
Director de ventas

Explicación de las secciones

(a) Pedido solicitado por el cliente e información sobre las modificaciones producidas

Referencia directa al pedido que ha solicitado el cliente e información sobre las modificaciones que se han producido. Puede incluir una explicación de las causas (variaciones en los precios/productos).

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

With reference to your order nº 3654, we are sorry to inform you that due to the increase in the costs of (mencionar la causa: materia prima, combustible….) we are forced to raise the price of our merchandise.
Con referencia a su pedido nº 3654, sentimos comunicarle que debido al aumento de los costes de … nos vemos obligados a aumentar el precio de nuestras mercancías.
We have received your order No. 9878C and regret to inform you that due to sharp rises in the costs of (mencionar la causa: materia prima, combustible…), we had to raise our prices.
Hemos recibido su pedido nº 9878C y sentimos comunicarle que debido al brusco aumento de … hemos tenido que subir nuestros precios.
I am writing to you concerning your order No. 2398L of (indicar fecha), we have to inform you that there has been a change in (situación o condiciones nuevas que han surgido).
Con referencia a su pedido nº 2398L de … queremos informarle de que ha habido un cambio en…
Concerning your order No. 55576D of 5th May, we are sorry to inform you that we can only supply you with (indicar artículo/modelo/material disponible).
Con respecto a su pedido nº 55567D del 5 de mayo, sentimos comunicarle que solamente podemos suministrarle…
With reference to order nº 3654, we regret to inform you that we cannot supply you with (indicar el artículo que no está disponible).
Con referencia a su pedido nº 3654, sentimos comunicarle que no podemos suministrarle…

🔹Ejemplos:
With reference to your order nº 3654, we are sorry to inform you that due to the increase in raw material costs/fuel, we have been forced to raise the price of our merchandise.
Con referencia a su pedido nº 3654, sentimos informarle que debido al aumento de los costes de las materias primas, estamos forzados a subir el precio de nuestros productos.
We have received your order No.9878C and regret to inform you that, due to the sharp rises in the cost of hard wheat semolina, we have been forced to increase our pasta prices.
Hemos recibido su pedido nº 9878C y sentimos informarles de que debido a los altos precios en el coste de la sémola de trigo duro nos vemos forzados a subir los precios de la pasta.
With reference to your order nº 5965R, we would like to draw your attention to a change in our delivery service policy.
Con referencia a su pedido nº 9878C, querríamos informarles de un cambio en nuestro servicio de reparto.
With reference to your order No 9857B, we have to inform you that, due to the increase in the price of fuel, we must now limit this free delivery service to orders over €3.000.
Con referencia a su pedido nº 9857B, tenemos que informarles de que, debido al aumento del precio del fuel, debemos limitar este servicio de reparto gratuito a pedidos por encima de los 3000€.
Concerning your order No. 55576D of 5th May, we regret to inform you that we can only supply you with sweaters in the colour red.
Con referencia a su pedido nº55576D del 5 de mayo, sentimos informarles de que sólo podemos suministrarles jerseys de color rojo.

(b)Sugerencia de alternativas

Si el proveedor cree que puede ofrecer una solución favorable como alternativa a las condiciones que se han visto modificadas, ésta es la sección donde debe hacerse la propuesta.

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

We understand the inconvenience of this new situation and we will try to offer you (indicar la propuesta que se hace).
Comprendemos los inconvenientes de esta nueva situación e intentaremos ofrecerle…
Following our policy, our aim is to provide our clients with the best service and therefore we offer you (indicar la propuesta que se hace).
De acuerdo con nuestra política, nuestro objetivo es proporcionar a nuestros clientes el mejor servicio, por consiguiente le ofrecemos…
We can offer you instead (indicar alternativa que se ofrece).
Podemos ofrecerle en su lugar…
It is no longer possible to obtain supplies of this material, but the very similar article X is a good alternative.
Ya no es posible obtener existencias de este material pero el artículo X, que es muy similar, es una buena alternativa.

🔹Ejemplos:

We understand the inconvenience of this new situation and we will try to offer you a special discount in some of our items.
Con referencia a su pedido nº 3654, sentimos informarle que debido al aumento de los costes de las materias primas, estamos forzados a subir el precio de nuestros productos.
Following our policy, our aim is to provide our clients with the best service and therefore we offer you an extension of credit in the hope that this may be convenient for you.
Con referencia a su pedido nº 3654, sentimos informarle que debido al aumento de los costes de las materias primas, estamos forzados a subir el precio de nuestros productos.
Although we are already working on a new price basis with all our products, we will maintain our old prices for your order No. B02987, but new prices will be applied to the rest of your orders.
Con referencia a su pedido nº 3654, sentimos informarle que debido al aumento de los costes de las materias primas, estamos forzados a subir el precio de nuestros productos.
As our price increase applies only for quantities under 50 items, we suggest that you increase your order to this figure if you want to avoid the price increase.
Con referencia a su pedido nº 3654, sentimos informarle que debido al aumento de los costes de las materias primas, estamos forzados a subir el precio de nuestros productos.

(c) Ofrecimiento de disculpas

Siempre deben incluirse unas palabras de disculpa por las molestias o problemas ocasionados.

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

Please, accept our apologies for the trouble this change may cause you.
Les rogamos acepten nuestras disculpas por el trastorno que este cambio les pueda causar.
We sincerely apologize for the problems you may have to face as a result of (indicar modificación).
Rogamos disculpen las molestias que se les puedan plantear como resultado de…
We trust this does not cause you any inconveniences.
Confiamos en que esto no les cause problemas.
We very much regret that we have been unable to complete your order as previously agreed.
Sentimos mucho no haber podido completar su pedido como habíamos acordado previamente.

🔹Ejemplos:

We apologize for any inconveniences this change may cause you and look forward to your instructions.
Rogamos nos disculpen por cualquier problema que este cambio pueda causarles y quedamos a la espera de sus instrucciones.
We apologize for the problems you may suffer as a result of this and hope you will understand the necessity for this price increase.
Rogamos disculpen los problemas que hayan podido sufrir como resultado de esto y esperamos comprendan la necesidad de la subida de precios.

(d) Despedida

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

We look forward to your instructions.
Quedamos a la espera de sus instrucciones.
Please, let us know your decision as soon as possible.
Por favor, comuníquenos su decisión tan pronto como sea posible.
Please, confirm that you have received this information.
Por favor, confirmen que han recibido esta información.
Please, let me know any suggestions from your side.
Por favor, háganos llegar cualquier sugerencia.
Thank you for your consideration.
Muchas gracias por su atención.

Yours sincerely.
Atentamente.
Kind regards.
Les saluda atentamente.