Comunicación de retraso en la entrega – Cartas Inglés Comercial

En el caso de que se produzca un retraso en el envío, se debe informar al cliente de las causas y comunicarles las medidas que se van a tomar al respecto.

Ejemplo

Dear Mr. Thompson,
Estimado Sr. Thompson:

(a)
Concerning your order, no. 11234 of 15th December. At that time we had expected to be able to complete the order within the delivery date we gave you which was 17 January, but since then we have heard that our main supplier has gone out of business.
Con respecto a su pedido nº 11234 del 15 de diciembre. En aquel momento esperábamos poder completar el pedido dentro de la fecha de entrega que le dimos que era el 17 de enero, pero, desde entonces, hemos sabido que nuestro principal proveedor ha cerrado su negocio.

(b)
As a consequence, now we have to find another supplier, and this obviously will take some time, but we expect to be able to deliver the products you ordered by the end of next month.
Como consecuencia, tenemos que encontrar otro proveedor y esto tardará un tiempo, no obstante, esperamos poder entregar los productos que nos pidió antes de fin de mes.

(c)
We regret this unfortunate situation over which we have no control and apologize for the inconvenience.
Sentimos esta desgraciada situación sobre la que no tenemos control y pedimos perdón por los inconvenientes.

(d)
It would be quite understandable if you decided to cancel the order, but we are confident that we will be able to fulfil the delivery before the end of February and would appreciate if you could bear with us till then.
Sería comprensible que decidieran cancelar el pedido pero confiamos que podremos hacerlo llegar antes de finales de febrero y nos gustaría que tuvieran paciencia hasta entonces.

Please, let us know your decision as soon as possible. Thank you for your consideration.
Por favor, hágannos saber su decisión lo antes posible. Gracias por su consideración.

Yours sincerely,
Atentamente:

Marisa Ruiz
Sales Manager
Directora de ventas

Salvatierra,S.A.

www.salvatierra.es
Polígono Industrial Cuarte
Nave 34
50076 Zaragoza, Spain

Explicación de las secciones

(a) Referencia al pedido e informar del retraso

Este primer párrafo debe incluir referencia al pedido e información al cliente de que ha surgido un problema que va a causar un retraso en la entrega del mismo.

Se debe asumir la responsabilidad del retraso y dar una explicación al respecto, indicando las causas concretas que han ocasionado el retraso (conflictos laborales, medidas administrativas, problemas con los proveedores, conflictos con el transporte, etc.).

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

Owing to delays in the delivery of (indicate item), we are sorry to inform you that we may be unable to execute your order No … before (date).
Debido a retrasos en el reparto de … sentimos comunicarles que puede que no podamos atender su pedido nº … antes de…
The recent exceptional demand for the product you have ordered makes it impossible to promise delivery of any further orders before (date).
La reciente y gran demanda del producto que nos ha encargado hace imposible el reparto de más pedidos antes de…
(Indicate brief explanation) has resulted in a delay of the delivery of your order…
… ha producido un retraso en la entrega de su pedido…
A slight delay in the execution of your order will now be unavoidable due to (indicate cause).
Un ligero retraso en la ejecución de su pedido resultará inevitable debido a …
We have to advise you of a delay in executing your order…
Tenemos que comunicarle que hemos sufrido un retraso al ejecutar su pedido…
… has caused delays in the despatch of a number of our orders.
… ha producido retrasos en el reparto de unos cuantos pedidos.

🔹Ejemplos:
Owing to a fire in our factory we cannot supply the materials immediately.
Debido a un incendio en nuestra empresa no podemos suministrar los materiales inmediatamente.
The recent strike of workers has caused delays in the despatch of a number of our orders.
La reciente huelga de trabajadores ha producido retrasos en el envio de algunos de sus pedidos.
Your order has been held up at the docks by a strike of stevedores. You will appreciate that these circumstances are beyond our control.
Su pedido ha quedado retenido en los muelles por una huelga de estibadores. Usted comprenderá que estas circunstancias están fuera de nuestro control.
Owing to delays in the delivery of raw material, we fear we may be unable to execute your order before 15 June.
Debido a retrasos en el suministro de materia prima, sentimos no poder ejecutar su pedido antes del 15 de Junio.

(b) Garantía de entrega en fecha posterior

(c) Ofrecimiento de disculpas

En esta sección se presentan disculpas por los problemas originados.

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

We apologize for the delay in delivering your order.
Pedimos disculpas por el retraso en enviar su pedido.
We must apologize sincerely for the delay in the delivery.
Debemos disculparnos por el retraso en el envío.
Please accept our apologies for the inconvenience caused.
Por favor, acepte nuestras disculpas por las molestias causadas.
We apologize for the delay and trust it will not cause you serious inconvenience.
Nos disculpamos por el retraso y confiamos que no le suponga un serio inconveniente.
We regret we cannot supply (product) immediately.
Sentimos no poder suministrar … inmediatamente.
We regret this unfortunate situation and can only hope that it will not seriously inconvenience you.
Sentimos … y esperamos que no le sea / resulte muy inconveniente.

(d) Transmitir confianza (opcional)

Por último, debemos transmitir confianza a nuestro cliente para que en el futuro siga trabajando con nuestra empresa.