Complaint emails
Si en el envío de un pedido se produce algún problema debido al transporte, a un error, o a otra causa, el comprador o cliente deberá comunicárselo al vendedor o proveedor por medio de una carta o email.
La estructura básica de una carta de queja será la siguiente:
- Referencia al motivo de la carta y por tanto al problema que se ha producido.
- Explicación del problema con todos los detalles necesarios.
- Propuesta de una posible solución.
Así pues, el esquema de esta carta será: situación, problema, solución.
El tono será formal, positivo y persuasivo con la finalidad de convencer al proveedor de que acepte la solución propuesta. Habrá que evitar ser agresivo o excesivamente duro ya que, además de resultar inapropiado, en ninguna manera ayudaría a conseguir nuestro objetivo.
Las quejas o problemas más frecuentes se deben a:
Ejemplo
Dear Mr Key,
Estimado Sr. Key:
(a) We have today received the boxes referred to in your advisory note of the 2 October.
Hoy hemos recibido las cajas a las que se referían en su aviso del 2 de octubre.
(b) We are sorry to have to tell you that the goods arrived in bad condition.
Sentimos comunicarles que la mercancía llegó en mal estado.
(c) We regret that we shall have to return the whole consignment.
Lamentamos tener que devolver toda la remesa.
Yours sincerely,
Atentamente:
P. Martinez
Sales Manager
Director de ventas