Reply to complaint email
En esta carta el proveedor tendrá que contestar dando explicaciones al comprador sobre el posible error cometido.
La contestación a una carta de queja tendrá la siguiente estructura:
- Introducción agradeciendo la información recibida.
- Explicación de la causa del problema.
- Solución.
Las contestaciones a quejas y reclamaciones más frecuentes serán:
- Contestación a: Error en los productos enviados (ejemplo 2.8.1.)
- Contestación a: Los productos enviados han llegado defectuosos (ejemplo 2.8.2.)
- Contestación a: Ha habido un retraso en el reparto etc. (ejemplo 2.8.3.)
Ejemplo
Dear Sir,
Estimado señor:
(a)
Thank you for informing us about the damage to our consignment, invoice nº 999. From our previous transactions you will realize that this sort of problem is quite unusual. Nevertheless, we are sorry about the inconvenience it has caused you.
Gracias por informarnos del daño ocurrido a nuestro envío, factura nº 999. Como puede verse por nuestras anteriores transacciones este problema es totalmente inusual. Sin embargo, sentimos mucho los inconvenientes que les ha causado.
(b)
Please would you return the whole consignment to us and we will ask the shipping co. to come and inspect the damage so that they can arrange compensation.
Por favor, devuélvanos todo el pedido y nosotros pediremos a la empresa transportista que venga e inspeccione el daño para que preparen la indemnización.
(c)
If you want us to send you another shipment as per your order no. 888, please let us know.
Si quieren que les enviemos otra remesa según su pedido nº 888, hágannoslo saber.
Yours faithfully,
Atentamente:
P. Martinez
Sales Manager
Director de ventas
Explicación de las secciones
(a) Introducción agradeciendo la información recibida
Referencia al motivo de la carta y por tanto al problema que se ha producido.
(b) Explicación de la causa del problema
Explicación del problema con todos los detalles necesarios.
(c) Solución
Propuesta de una posible solución.