Estilo

El tono ha de ser formal y al mismo tiempo eficaz para lo cual el contenido debe ser:

• Concreto: Hay que tener bien claro el objetivo del mensaje (pedir información, reclamar un pago, mostrar una queja etc.) y expresarlo adecuada y eficazmente.
• Claro: Hay que tratar de usar frases cortas y expresivas que introduzcan con claridad el mensaje. Por otro lado, cada parte del mensaje que introduzca información nueva deberá ir en otro párrafo. Asimismo, el vocabulario utilizado ha de ser el apropiado teniendo en cuenta que estamos tratando de temas comerciales.
• Cortés: Hay que utilizar siempre un tono educado y evitar a toda costa ser ofensivo incluso en situaciones complicadas.

En todo momento se ha de tener siempre presente al receptor de la carta cuestionándonos si:

• Hemos dejado suficientemente claro nuestro objetivo.
• El tono es el adecuado.
• La lengua la apropiada.
• No hay errores gramaticales.
• Hemos incluido toda la información necesaria.
• La estructura del mensaje es lógica y clara.
• El formato es el adecuado para una carta comercial.

El estilo formal con respecto al uso de la lengua lleva consigo:

• Evitar contracciones, e. g. aren’t, won’t etc.
• Usar tiempos verbales en activa siempre que se pueda ya que hacen el mensaje más directo, e.g. we should send the consignment en vez de: the consignment should be sent ; we enclose a service agreement en vez de: a service agreement is enclosed etc.
• Escribir oraciones cortas y directas evitando circunloquios.
• Introducir y cerrar la carta con las expresiones apropiadas (ver formato) que suelen ser comunes a todo tipo de cartas comerciales.
• Evitar el pronombre I y usar we, que representaría a la empresa, siempre que sea posible.
• Evitar utilizar lenguaje coloquial y/o jerga
• Siempre que se utilicen siglas estar seguros de que el receptor las conoce, en caso de duda, añadir el significado.