Invoice
Cuando se envía la factura al cliente, suele acompañarse de una breve carta en la que se hace referencia al número de la factura y la orden de compra correspondiente, la cantidad a pagar y se pide cortésmente justificación del pago.
Si el pago es por giro / letra de cambio a la vista de documentos o por crédito documentario, se informa de que los documentos ya se han enviado o se solicita al comprador que abra una carta de crédito irrevocable a favor del banco del vendedor. A veces, se aprovecha también para comunicar que la mercancía ha sido ya despachada o que se va a despachar tan pronto se reciba justificante de pago.
Ejemplo
Dear Mr. Wake,
Estimado Sr. Wake:
(a)
We enclose invoice No.123 amounting to € 1,500.00 for your order No. 457 and in accordance with our terms of payment agreed, we have drawn on you at 30 days at sight.
Adjuntamos factura nº 123 que asciende a 1.500 € por el pedido nº 457 y de acuerdo con nuestras condiciones de pago acordadas, hemos girado contra ustedes a 30 días a la vista.
(b)
The chairs you ordered have already been despatched and you should receive them within the next few days.
Las sillas que pidieron ya han sido enviadas y deberían recibirlas en los próximos días.
(c)
We look forward to receiving your remittance.
Deseando recibir su pago.
(d)
Yours sincerely,
Atentamente:
L Gómez
Sales Manager
Director de ventas
Explicación de las secciones
(a) Breve referencia a la factura que se incluye y al pedido correspondiente
Si el método de pago es transferencia, giro a la vista, letra de cambio o crédito documentario, se informa sobre las instrucciones a seguir.
(b) Mercancía ya servida o esperan recibir confirmación del pago para servirla
Comunicación de que la mercancía está ya servida o de que esperan recibir confirmación del pago para servirla.
(c) Solicitud de comprobante de pago, si procede
(d) Despedida
Fórmula de despedida.