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Quejas y reclamaciones


Dear Mr Key,
Estimado Sr. Key:

(a)
We have today received the boxes referred to in your advisory note of the 2 October.
Hoy hemos recibido las cajas a las que se referían en su aviso del 2 de octubre.

(b)
We are sorry to have to tell you that the goods arrived in bad condition.
Sentimos comunicarles que la mercancía llegó en mal estado.

(c)
We regret that we shall have to return the whole consignment.
Lamentamos tener que devolver toda la remesa.

Yours sincerely,
Atentamente

P. Martinez
Sales Manager
Director de ventas

 

 

Si en el envío de un pedido se produce algún problema debido al transporte, a un error, o a otra causa, el comprador o cliente deberá comunicárselo al vendedor o proveedor por medio de una carta.
La estructura básica de una carta de queja será la siguiente:

  1. Referencia al motivo de la carta y por tanto al problema que se ha producido.
  2. Explicación del problema con todos los detalles necesarios.
  3. Propuesta de una posible solución.
Así pues, el esquema de esta carta será: situación, problema, solución.

El tono será formal, positivo y persuasivo con la finalidad de convencer al proveedor de que acepte la solución propuesta. Habrá que evitar ser agresivo o excesivamente duro ya que, además de resultar inapropiado, en ninguna manera ayudaría a conseguir nuestro objetivo.
Las quejas o problemas más frecuentes se deben a:

Explicación del contenido y función de cada una de las secciones

(a)
Referencia al motivo de la carta y por tanto al problema que se ha producido.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección...

(b)
Explicación del problema con todos los detalles necesarios.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección...

(c)
Propuesta de una posible solución.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(a) Referencia al motivo de la carta y por tanto al problema que se ha producido

We have today received the boxes referred to… Hoy hemos recibido las cajas a las que se referían en…

I am writing to you to complain about… Les escribo para quejarme de…

On 12 May I ordered…(details of the order) El 12 de mayo hice un pedido…(información sobre el pedido)

I am writing to you with reference to order No. 999, which we received (fecha) because there has been a problem with… Les escribo con respecto al pedido nº 999, que recibimos… (fecha) porque ha habido un problema con…

With reference to the above order we are sorry to say that the quality of the items is not up to your usual standard Con respecto al mencionado pedido sentimos comunicarles que la calidad de los artículos no es la habitual.

I have received a consignment… (detalles del envío) and found… (introducción al problema) Hemos recibido el envío…y descubierto que…

We are writing to point out that the above delivery was a week late. Queremos hacerles saber que el envío se retrasó una semana.

 

Ver cartas de ejemplo números 2.7-1, 2.7-2, y 2.7-3

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(b) Explicación del problema con todos los detalles necesarios

We are sorry to have to tell you that the goods arrived in bad condition Sentimos comunicarles que la mercancía llegó en mal estado

The boxes in which the shoes were packed were damaged… Las cajas que contenían los zapatos estaban defectuosas…

We regret to report that one of the cases of your consignment was badly damaged… Sentimos informarles de que una de las cajas enviadas ha sufrido graves daños…

On opening the parcel we found that…instead of Al abrir el envío descubrimos que… en vez de…

Unfortunately, Desgraciadamente,

 

Ver cartas de ejemplo números 2.7-1, 2.7-2, y 2.7-3

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(c) Propuesta de una posible solución

We regret that we shall have to return the whole consignment. Lamentamos tener que devolver toda la remesa.

The best solution would be for us to return… La mejor solución sería devolverles…

Will you please come and inspect the damage… Podrían venir a inspeccionar el desperfecto…

Could I please ask you to look into these matters… Podrían investigar este asunto…

We suggest that you contact them with regard to compensation Deberían contactar con ellos para concretar la indemnización

 

Ver cartas de ejemplo números 2.7-1, 2.7-2, y 2.7-3

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