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Rechazo de un pedido


Dear Mr. Evans,
Estimado Sr. Evans:

(a)
Thank you for your order, No. 167-12, which we received yesterday.
Gracias por su pedido nº 167-12, que recibimos ayer.

(b)
Unfortunately, we do not feel we can offer the trade discounts which you have asked for. We only allow a 15% per cent trade discount to all our customers regardless the quantity they buy. Our prices are extremely competitive and it would not be worthwhile supplying on the allowance you have asked for.
Desgraciadamente no podemos ofrecerle los descuentos que usted nos pide. Sólo podemos ofrecer un 15% de descuento a todos nuestros clientes independientemente de la cantidad que compren. Nuestros precios son muy competitivos y no nos merecería la pena suministrarles con el descuento que nos piden.

(c)
Therefore, in this instance, I regret that we have to turn down your order.
Así pues, en este caso, sentimos tener que rechazar su pedido.

Yours sincerely,
Atentamente

José Antonio Ruiz
Sales Manager
Director de ventas

 

 

Si existen problemas para servir un producto, es importante comunicarlo inmediatamente a los clientes y pedirles disculpas por los problemas que se pueda ocasionar.

En caso de que sea inevitable rechazar un pedido, se debe ser extremadamente cuidadoso y educado al redactar la carta comunicándoselo al comprador.

 

Explicación del contenido y función de cada una de las secciones

(a)
Confirmación de recepción del pedido.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección...

(b)
Indicación de que no pueden satisfacerse las condiciones establecidas (o solicitadas) para ese pedido en los contactos anteriores porque:

  • Se ha agotado el producto
  • El comprador tiene una mala reputación (morosidad, problemas en servicio post-venta)
  • Al vendedor pueden no interesarle los términos solicitados por el cliente en su solicitud de compra (descuento, forma de entrega, método de pago, etc.)
  • Volumen del pedido demasiado grande/pequeño

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección...

(c)
Frase que indica explícitamente que el pedido no puede ser atendido.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(a) Confirmación de recepción del pedido

We acknowledge receipt of (indicar referencia correspondiente al pedido). Confirmamos la recepción...

We are pleased to acknowledge your order of (fecha del pedido) for (especificar contenido del pedido). Nos complace confirmar su pedido de ... fechado el...

We were glad to receive your order for (especificar contenido del pedido). Nos complace confirmar la recepción de su pedido de...

Thank you for your order No 6539 which we received (fecha de recepción). Les agradecemos su pedido nº ... que recibimos...

 

Ver cartas de ejemplo números 2.4-1, 2.4-2, 2.4-3 y 2.4-4

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(b) No pueden satisfacerse las condiciones establecidas (o solicitadas) para ese pedido

Porque se ha agotado el producto

We are sorry to say that we are completely out of stock of this item. Sentimos comunicarle que se nos ha agotado este producto.

We regret to inform you that the goods ordered are out of stock. Sentimos comunicarle que los productos solicitados están agotados.

We no longer manufacture this product as demand over the past few years has declined. Ya no manufacturamos este producto puesto que la demanda ha ido disminuyendo durante los últimos años.

 

Ver carta de ejemplo número 2.4-1

 

Porque el comprador tiene una mala reputación (morosidad, problemas en servicio post-venta)

We would only be prepared to supply on a cash basis. Solamente proporcionamos el producto si el pago se realiza al contado.

We only supply on payment against pro-forma invoice. Nosotros sólo suministramos si el pago se realiza con factura pro-forma.

We only accept payment by letter of credit. Sólo aceptamos el pago por carta de crédito.

I am sorry to say that we must turn down your order as we have full order books at present. Lamento comunicarle que no podemos servir su orden de compra ya que nuestro libro de pedidos está saturado (forma diplomática de rechazar un pedido por cualquiera de las razones mencionadas).

 

Ver carta de ejemplo número 2.4-2

 

Porque al vendedor pueden no interesarle los términos solicitados por el cliente en su solicitud de compra (descuento, plazo de entrega, forma de pago, etc.)

Delivery could not possibly be promised within the time given in your letter. El reparto no puede asegurarse en el tiempo indicado en su carta.

Two months must be allowed for delivery, as we ourselves have to get raw materials and rely on our suppliers. Deberá esperar 2 meses para que se pueda efectuar el reparto, puesto que tenemos que recibir la materia prima y dependemos de nuestros proveedores.

It would be uneconomical for us to offer our products at the discounts you suggest as we work on a fast turnover and low profit margins. No sería rentable para nosotros ofrecer nuestros productos con el descuento que usted sugiere ya que trabajamos con un rápido volumen de negocios y un bajo margen de beneficios.

The usual trade discount is (indicar porcentaje de descuento) in this country, which is 5% lower than the figure mentioned in your letter. Nuestro descuento habitual en este país es del 15%, esto es un 5% menos que la cifra indicada en su carta.

We regret that any reduction in the prices quoted is not possible at present. Sentimos comunicarle que en la actualidad no es posible realizar ninguna reducción sobre los precios señalados.

Unfortunately we do not feel we can offer the trade discounts which you have asked for. Desgraciadamente no podemos ofrecerles el descuento que nos solicita.

We only accept payment by letter of credit. Sólo aceptamos el pago por carta de crédito.

Our company relies in quick sales and low profits and therefore we cannot offer long-term credit facilities. Nuestra empresa se basa en ventas rápidas y beneficios bajos, por lo tanto no podemos ofrecerle facilidades de pago a largo plazo.

We never offer quaterly terms on initials orders, even to customers who can provide references. Nosotros nunca ofrecemos pagos al trimestre en pedidos iniciales, ni siquiera a clientes con referencias.

 

Ver cartas de ejemplo números 2.4-2 y 2.4-4

 

Porque el volumen del pedido es demasiado grande/pequeño

We are a small firm and could not possibly handle an order for (indicar un número máximo de unidades). Somos una empresa pequeña y no podríamos manejar una petición de...

Our factory does not have facilities to turn out 30,000 units a week. Nuestra fábrica/taller/planta no tiene medios para producir 30.000 unidades por semana.

Unfortunately, we do not have the capacity to supply an order as large as this. Desgraciadamente, no tenemos la capacidad de suministrar un pedido tan grande como este.

We only supply orders for (indicar producto) by the gross. Nosotros sólo atendemos pedidos de ... al por mayor.

The (indicar producto) we manufacture are sold in (características del producto) and by the dozen. We never sell individual items. Los ... que fabricamos se venden en ... y por docenas. Nunca vendemos productos sueltos.

Our factory only sells (indicar producto) by (indicar tamaño) which cannot be modified. Nuestra empresa solo vende ... de ... y no pueden modificarse.

 

Ver carta de ejemplo número 2.4-3

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(c) Frase que indica explícitamente que el pedido no puede ser atendido

In this instance we are unable to accept your order. De esta manera no podemos aceptar su pedido.

In this instance, I regret that we have to turn down your order. En estas circunstancias, lamentamos tener que rechazar su pedido

 

Ver cartas de ejemplo números 2.4-1, 2.4-2, 2.4-3 y 2.4-4

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