Cartas durante el desarrollo de la transacción


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Solicitud de un pedido

La carta que acompaña a un primer pedido comienza con una breve referencia al método utilizado para conocer el producto que se solicita. Si no se trata de un primer pedido, la carta puede iniciarse directamente con una referencia directa al pedido incluyendo los detalles de los productos requeridos (cantidad, calidad, nº de catálogo, empaquetado, etc.) y condiciones acordadas para la compra.

En ambos casos, la carta puede incluir un párrafo indicando qué productos alternativos serían aceptables en el caso de que no hubiera alguno disponible.

Las cartas responden a dos tipos:

- cartas que NO incluyen una hoja de pedido sino que éste se realiza en el propio cuerpo de la carta.

Dear Sirs,
Estimados señores:

(a)
Thank you for your letter of 21 September. As you will already know, your Ms B. Wilkins called on us last week and left some samples. We think that the quality and design are suitable for our market needs, and
Gracias por su carta del 21 de septiembre. Como ya sabrán, Ms Wilkins nos visitó la semana pasada y nos dejó algunas muestras. Pensamos que la calidad y el diseño son apropiados para nuestras necesidades y

(b)
we are prepared to order the following as a trial order:
estamos dispuestos a hacer el siguiente pedido:

60 golf collared T-shirt (white) (size XL), catalogue No. 7
60 camisetas de cuello golf (blancas) (talla XL), catálogo nº. 7

30 golf collared T-shirt (pale blue) (size L), catalogue No. 12
30 camisetas de cuello golf (azules claras) (talla L), catálogo nº. 12

20 golf standard T-shirt shirts (yellow) (size L), catalogue n. 21
20 camisetas de golf estándar (amarillas) (talla L), catálogo nº. 21

50 golf standard T-shirt shirts (white) (size XL), catalogue No. 17
50 camisetas de golf estándar (blancas) (talla XL), catálogo nº. 17

(c)
Please remember that our order is placed provided you can guarantee delivery before 30 November.
Por favor, recuerden que hacemos el pedido siempre y cuando puedan garantizarnos la entrega antes del 30 de noviembre.

(d)
If numbers 12 and 17 are not available for immediate delivery, as Ms Wilkins suggested might occur, please send us nos. 13 and 18 instead.
Si los números 12 y 17 no los tienen disponibles para entrega inmediata, como Ms Wilkins dijo que podría ocurrir, envíennos, por favor, los números 13 y 18 en su lugar.

(e)
As soon as we receive your confirmation and pro-forma invoice, we will arrange for settlement by banker´s transfer.
Tan pronto como recibamos su confirmación y su factura pro-forma, saldaremos la liquidación por transferencia bancaria.

Looking forward to hearing from you.
A la espera de sus noticias,

Yours faithfully,
Atentamente,

- cartas que acompañan a una hoja de pedido.

Dear Sirs,
Estimados señores:

(a)
Thank you for your letter of 11 March enclosing your catalogue and price-list.
Gracias por su carta del 11 de marzo en la que adjuntaba su catálogo y lista de precios.

(b)
Please find enclosed our order, No. MJ2187, for women´s and girl´s sweaters in assorted sizes, colours, and designs.
Adjuntamos nuestro pedido, nº MJ2187 de jerseys para mujer y niña en diferentes tallas, colores y diseños.

(c)
We have decided to accept the 15% trade discount you offered and terms of payment viz. documents against payment, but would like these terms reviewed in the near future.
Hemos acordado aceptar el 15% de descuento que ustedes ofrecían y las condiciones de pago contra entrega de documentos, pero nos gustaría que las condiciones se revisaran en un futuro próximo.

Would you please send the shipping documents and your sight draft to Banco del Norte Agencia urbana 12 50007 Zaragoza (Spain).
Podrían mandarnos los documentos de embarque y su letra a la vista al Banco del Norte Agencia urbana 12 50007 Zaragoza (Spain).

(d)
If you do not have any of the listed items in stock, please do not send substitutes in their place.
Si no tienen existencias de los artículos solicitados, no nos envíen sustitutos en su lugar.

(e)
We would appreciate delivery within the next six weeks, and look forward to your acknowledgement.
Nos gustaría que la entrega se hiciera dentro de las seis próximas semanas.

Looking forward to hearing from you
A la espera de recibir su pedido.

Yours faithfully,
Atentamente,

Habitualmente cuando un cliente va a realizar un pedido ya se ha llevado a cabo un proceso de intercambio de información entre el vendedor y el comprador que ha proporcionado a éste todos los datos precisos para poder llevar a cabo su solicitud conociendo todas las condiciones de la transacción y los precios del producto.

Antes de realizar un pedido, es conveniente tener en cuenta los siguientes consejos:

- Es necesario ser muy concretos y precisos dado que un mínimo error en una cifra, o en el número de referencia de un catálogo, o en la cantidad solicitada puede ocasionar problemas de muy difícil solución.

- Aunque es frecuente que los pedidos se realicen cumplimentando un impreso que la empresa vendedora tiene diseñado (ver un ejemplo), es recomendable acompañarlo de una carta, muy especialmente si se trata de una primera compra y en el caso de que el impreso para la solicitud de pedidos no contemple apartados en los que se puedan incluir datos que el comprador considera necesario recordar.

Explicación del contenido y función de cada una de las secciones

(a)
Esta sección presenta dos opciones:

Opción a1) En el caso de que se trate de un primer pedido: Breve referencia a la visita de un representante, a un anuncio comercial o catálogo, a una muestra o a correspondencia previa con el vendedor, es decir, al método utilizado para conocer el producto que se solicita. En el caso de referirse a correspondencia previa, mencionar la fecha de la última carta recibida e incluir las referencias que ésta contuviera.

Opción a2) La primera sección puede omitirse si existen contactos previos que ya han aclarado suficientemente los detalles iniciales. En este caso, iniciar la carta con sección b)

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección...

(b)
Referencia a que la carta tiene como objetivo realizar un pedido. Esta sección puede utilizarse como inicio de la carta, como ya se ha indicado en el apartado a)

b1) Si la carta viene acompañada de una hoja adjunta con el pedido, este apartado se limita a hacer referencia a ello.

b2) Si el pedido se realiza en el cuerpo de la carta, esta sección debe precisar cuidadosamente todos los detalles necesarios sobre el producto solicitado para evitar errores.

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección...

(c)
Información sobre todos aquellos aspectos del pedido que se considere necesario especificar o recordar, especialmente si no se utiliza una hoja o formulario de pedido o si ésta no permite concretar los detalles que nos interesan:

sobre el método de pago
sobre los descuentos ofrecidos por el vendedor
sobre la calidad del producto
sobre la fecha de entrega
sobre el medio de transporte para el envío
sobre el empaquetado o embalaje

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección...

(d)
Referencia a la disponibilidad (o no) de aceptar productos alternativos a los solicitados en caso de que estuviesen agotados o existieran dificultades para su envio en la fecha acordada.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección...

(e)
Párrafo de despedida
Esta sección puede servir para recordar al vendedor:

la urgencia del pedido
la necesidad de confirmación de recepción del mismo
el nombre del interlocutor para futuros contactos
la posibilidad de que haya un futuro pedido si el resultado del que se está realizando es positivo
o cualquier otro aspecto que el comprador desee resaltar.

En caso de no ser necesario ninguno de estos aspectos, concluir la carta con una de las frases habitualmente utilizadas para despedidas formales.

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección...

inglescomercial.net :: Datos de contacto :: © Universidad de Zaragoza

(a) Referencia a contactos previos con el vendedor respecto al pedido que se está haciendo

Thank you for your letter of 1 June enclosing your catalogue and price-list.
Le agradecemos su carta de fecha 1 de junio y el catálogo y lista de precios adjunto

Thank you for your offer of (fecha), which we accept on the terms quoted.
Agradecemos su oferta de fecha ... que aceptamos en los términos presupuestados

Thank you for your catalogue and price list.
Agradecemos el envío de su catálogo y lista de precios.

Many thanks for your quotation for (mencionar producto presupuestado).
Agradecemos su presupuesto de ...

Thank you for your quotation of (indicar fecha).
Les agradecemos su presupuesto de fecha ...

Thank you for letting us have samples of (mencionar la referencia de las muestras recibidas).
Les agradecemos el envío de las muestras de ...

Following our telephone conversation today...
Según hemos acordado hoy mediante conversación telefónica...

Ver cartas de ejemplo números 2.1-1, 2.1-2 y 2.1-5

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(b) Breve frase en la que se indica que se realiza un pedido

Si la carta viene acompañada de una hoja adjunta con el pedido

Please, find enclosed an order R 2654 ...
We enclose our order No. 7649 for ...
Our indent No. C 75498 is enclosed.
Adjuntamos pedido nº ...

We enclose our/your official order form/purchase order ...
Adjuntamos nuestra/su hoja official de pedido ...

Please supply/send the following items, using the Order Number A236, to the above address at your earliest convenience: (listado detallado de artículos que se solicitan).
Les rogamos nos envíen a la mayor brevedad los artículos que se relacionan a continuación de acuerdo con la hoja de pedido nº ... , a la dirección que figura en la parte superior.

Ejemplos:

Please, find enclosed an order R1694 for products from you winter catalogue.
Adjuntamos pedido R1694 de productos de nuestro catálogo de invierno.

Ver cartas de ejemplo números 2.1-2 y 2.1-6

Si el pedido se realiza en el cuerpo de la carta

Kindly send us at once: (listado)
Please, send us as soon as possible: ( listado)
Will you please arrange immediate despatch of (listado)
Les rogamos nos envíen a la mayor brevedad: ...(listado)

Please supply: (listado).
Les rogamos envíen... (listado)

This is an order for the merchandise described below: (listado).
Esto es un pedido que corresponde a los productos especificados a continuación (listado)

We have pleasure in ordering the following articles from your catalogue (listado).
Nos complace realizar el siguiente pedido de artículos de su catálogo...(listado).

On the basis of your current prices, we wish to order the following: (listado).
De acuerdo con sus precios actuales, deseamos hacer el siguiente pedido: (listado).

We would like to place the following order: (listado)
Quisiéramos hacer el siguiente pedido: (listado).

Ejemplos:

This is an order for the merchandise described below:
Este es un pedido por la mercancía detallada a continuación:

250 small kettle jars (white) Cat. Ref. C 3217
250 jarras termo pequeñas blancas...

100 aluminum shakers (medium-sized) Cat. Ref. D 2714
100 batidoras medianas de aluminio...

100 pottery cheese boards (blue and white design) Cat. Ref. V 1328.
100 tablas de cerámica para queso azules y blancas...

Ver cartas de ejemplo números 2.1-1, 2.1-4 y 2.1-5

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Expresiones utilizadas para confirmar términos de pago

As agreed you will draw on us at (15/30/45 ...) days, documents against acceptance which should be sent to our bank at (dirección del banco).
Tal como se acordó, deberán girar una letra a nuestro correo por 15/30/45... días, aceptación contra entrega de documentos que se enviarán a nuestro banco sito en...

As agreed we will pay by letter of credit.
El pago se realizará mediante carta de crédito como se había acordado.

Once we have received your advice, we will send a banker´s draft to...
En cuanto recibamos su aviso, enviaremos una letra de cambio bancaria a...

We would like to confirm that payment is to be made by irrevocable letter of credit.
Les confirmamos que el pago se realizará mediante carta de crédito irrevocable.

As agreed payments will be made against quarterly statements.
Como fue acordado, los pagos se realizarán trimestralmente.

We shall pay for the goods by (indicar método de pago elegido) on receipt of (indicar documentos necesarios).
El pago de los productos se realizará mediante (indicar método acordado) a la recepción de ( señalar documentos necesarios).

Expresiones utilizadas para confirmar los descuentos acordados

We would like to thank you for the (-%) trade discount/ (-%) quantity discount.
Les agradecemos el descuento comercial del -% / -% de descuento por cantidad.

We will certainly take advantage of the cash discount you offered.
Aprovecharemos su oferta de descuentos por pago al contado.

We would like to point out that the 10% discount you offered is rather low and hope can be reviewed in the near future.
Deseamos hacer constar que el descuento del 10% que nos ofrecen es muy bajo y esperamos que sea revisado en el futuro próximo.

We have decide to accept the 15% discount you offered.
Hemos decidido aceptar el descuento del 15% que nos ofrecen.

Expresiones utilizadas para recordar la calidad del producto requerido

The quality must be up to sample.
La calidad debe corresponder a la de la muestra.

Quality must be as sample supplied.
La calidad debe corresponder a la de la muestra.

First class material is essential.
Es esencial que los productos sean de primera calidad.

We prefer top quality products.
Preferimos productos de primera calidad.

A medium quality would be suitable/unsuitable.
Una calidad media sería/no sería adecuada.

We enclose a trial order. If the quality is up to our expectations, we shall send further orders in the near future.
Les enviamos un pedido de pruebas. Si la calidad responde a nuestras expectativas, les haremos otros pedidos en un futuro próximo.

Expresiones utilizadas para recordar la fecha de entrega

Delivery before March is a firm condition of this order, and we reserve the right to refuse goods delivered after that time.
Este pedido se realiza bajo la condición de que la entrega se haga antes de marzo y nos reservamos el derecho a rechazar los productos si se reciben en una fecha posterior.

Please confirm that you can complete the work before the end of March.
Les rogamos confirmen si pueden enviar el pedido antes de finales de marzo.

It is essential that the goods are delivered before the beginning of June.
Es fundamental que el pedido nos llegue antes de principios de junio.

We would appreciate delivery within the next five weeks. La entrega debe realizarse en el plazo de cinco semanas.

Please note the order must be here by 10 May.
Les rogamos que tengan en cuenta que el pedido debe estar aquí antes del 10 de mayo.

We must reiterate that this order has to be delivered before (indicar fecha).
Debemos insistir en que este pedido debe entregarse antes de (fecha).

All these items are urgently required by our customer so we hope you will send them immediately.
Nuestro cliente necesita estos artículos urgentemente por lo que esperamos nos los envíen a la mayor brevedad.

Expresiones utilizadas para recordar el medio de envío

Please remember that only air freight will ensure prompt delivery.
Les rogamos tengan en cuenta que el envío se debe realizar por vía aérea para garantizar la entrega a tiempo.

We advise delivery by road to avoid constant handling.
Aconsejamos que el envío se haga por carretera para evitar un excesivo manejo del producto.

Please send the goods by (nombre de la compañía de transporte de elección).
Les rogamos que envíen el pedido a través de (nombre de la compañía de transporte de elección).

Expresiones utilizadas para recordar o dar instrucciones precisas sobre la forma de empaquetado o embalaje

Each piece of (indicar producto)should be individually wrapped in thick/thin paper, packed in straw, and shipped in wooden/metal crates/boxes marked Æ and numbered 1 to 12.
Cada pieza de ... debe ser envuelta por separado en papel grueso/fino, embalada con una protección de paja dentro de un contenedor/cajón de madera/metal marcado con el signo Æ y numeradas del 1 al 12.

The (indicar producto) must be wrapped in grease-proof paper/water-proof paper reinforced at both ends.
El/la (indicar producto) debe envolverse en papel antigrasa/impermeable con refuerzos a ambos extremos.

The (indicar producto) should have all movable parts secured before being loaded into crates. Todas las partes movibles del/la (indicar producto) deben asegurarse antes de cargarlo/a en el contenedor.

Ejemplos:

As agreed on the phone last week, we will pay by letter of credit and would like delivery before the end of this month...
Tal como acordamos al teléfono la semana pasada, pagaremos por carta de crédito y deseamos que la entrega se efectúe antes de finales de este mes...

We are ready to accept the 25% trade discount you allowed us.
Aceptamos el 25% de descuento por negocios que nos ofrecen.

The material supplied must be absolutely waterproof and we place our order subject to this guarantee.
El material tiene que ser totalmente resistente al agua y nuestro pedido queda sujeto a esta garantía.

We require delivery on or by Thursday, 21st October 20--.
Necesitamos que la entresa se efectúe antes del jueves 21 de octubre de 20--.

Please ship as soon as possible via (nombre de la compañía de transporte de elección).
Por favor, envíe la mercancía tan pronto como sea posible vía...

Ver cartas de ejemplo números 2.1-1, 2.1-2, 2.1-3, 2.1-4, 2.1-5, 2.1-6 y 2.1-7

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(d) Disponibilidad del comprador a aceptar productos alternativos a los solicitados (opcional)

If pattern No. 54N is not available, please send us 55, 57 or 58 instead.
Si el modelo nº 4N no está disponible, les rogamos nos envíen el 55, 57 ó 58 en su lugar.

If No. 88 is not available, please send the nearest you have in stock.
Si el nº 88 no está disponible, envíenos, por favor el más parecido que tengan.

Should you not have what we want, we leave it to your discretion to supply a suitable substitute, but the price should not exceed €2 per kg.
Si no tuvieran lo que deseamos, dejamos a su discreción el envío de un producto alternativo adecuado, pero el precio no debe exceder los 2€ por kg.

If you have a similar article but of better quality, please supply it instead, provided that the price does not exceed €12 per item.
Si tuvieran un artículo similar pero de una calidad superior, les rogamos nos lo envíen en su lugar siempre que el precio no supere los 12€ por cada ejemplar.

If the colours we have chosen are not in stock, we will accept an alternative provided the designs are those stipulated on the order.
Si no disponen de los colores que hemos elegido, aceptaremos unos alternativos siempre que los diseños sean los indicados en el pedido.

If you do not have any of the listed items in stock, please do not send substitutes in their place.
Si no tuvieran alguno de los artículos solicitados, les rogamos que no nos envíen ningún producto alternativo en su lugar.

Ver cartas de ejemplo números 2.1-1, 2.1-2 y 2.1-6

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(e) Párrafo final

Referencia a la urgencia del pedido

Please note that delivery date is required by (fecha límite de entrega) without fail.
Les rogamos tengan en cuenta que la fecha límite de entrega es el (fecha) sin falta.

Please remember that delivery is required not later than the end of this month.
Les recordamos que la entrega se debe realizar antes de que finalice el presente mes.

Thank you for your prompt and expeditious handling of this order.
Les agradeceríamos que este pedido se atendiera con la mayor urgencia.

Your early attention to this order will be appreciated.
Les rogamos atiendan este pedido a la mayor brevedad.

Referencia a la necesidad de confirmación

We look forward to your acknowledgement.
We look forward to receiving your acknowledgement/confirmation/advice.
Quedamos a la espera de su confirmación.

As soon as we receive your confirmation, we will arrange for...
Tan pronto como recibamos su confirmación, procederemos a...

Unless we receive objection within ten days of your receipt of this order, we shall expect delivery of all ordered goods on the date indicated.
En caso de no recibir ninguna objeción en el plazo de diez días, se interpretará que se hará entrega de todos los productos en la fecha indicada.

Please advise us of the delivery date as soon as possible.
Les rogamos nos envíen un aviso con la fecha de entrega a la mayor brevedad.

Referencia a la persona a quien deben dirigirse (si fuera preciso) en relación con este pedido

If there is any further information you require, please contact (nombre y datos de contacto).
En caso de necesitar más información, les rogamos contacten con...

Please send any further correspondence relating to shipment or payment direct to (nombre y datos de contacto).
Les rogamos que para cualquier correspondencia futura relacionada con el envío o pago contacten directamente con...

Any questions regarding this order should be directed to (nombre y datos de contacto).
Para cualquier pregunta relativa a este pedido diríjanse a...

Referencia a la posibilidad de que haya un futuro pedido si el resultado del presente es satisfactorio (sólo en el caso de que se trate de un primer pedido)

If this first order is satisfactorily executed, we shall place further business with you.
Si el presente pedido se ejecuta a nuestra satisfacción, nos complacerá continuar nuestras relaciones comerciales con vds.

We will submit further orders if this one is completed to our satisfaction.
Les enviaremos más pedidos en el futuro si el presente concluye satisfactoriamente.

We hope that this will be the first of many orders we will be placing with you.
Esperamos que ésta sea sólo el primero de muchos pedidos a su empresa.

If the goods sell as well as we hope, we shall send further orders in the near future.
Si los productos se venden como esperamos, les realizaremos otros pedidos en un futuro próximo.

Agradecimiento por la ayuda e información prestada

Thank you for all of your cooperation in this matter.
Gracias por la ayuda prestada en este tema.

Frase de despedida

Yours faithfully,
Atentamente,

Yours sincerely
Atentamente,

Yours truly
Atentamente, (en USA)

Kind regards
Atentamente, (en correo electrónico)

Firma

Firme su carta y escriba debajo su nombre y puesto o rango en la empresa.

Ejemplo:

We must reiterate that this order has to be delivered on or before (fecha) due to commitments we have made to our customers.
Debemos insistir en que este pedido debe ser distribuido en o antes (fecha) debido a los compromisos adquiridos con nuestros clientes.

Yours sincerely,
Atentamente,

Juan López

Sales Manager
Director de ventas

Ver cartas de ejemplo números 2.1-1, 2.1-2, 2.1-3, 2.1-5 y 2.1-7

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