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Estilo y formato de una carta/email comercial formal en inglés

Ejemplo de carta impresa/adjunta

(1)
HALS HARCPATE LTD
545 Park Avenue
LONDON, EC10 JML
TEL:+0044 207 7234568
E-m: harcapate@xxxx.co.uk

(2)
Our Ref.: RP/BU
Your Ref.:JFW/ MT

(3)
15 January 20--

(4)
J.F. Wake
Purchasing Manager Sunshine Constructions Ltd.
356 Red Road
Itsbury Park
Lancaster E11 JKL

(5)
Dear Mr Wake

(6) Your Order No: 10XR 34567WA

(7)
Thank you for your order. We have arranged for an engineer to fit your boiler on the morning of the 2nd February, if this is convenient for you.

We note that you have opted for our full-service agreement to cover maintenance of the boiler and any spare parts. I enclose a service agreement, listing the conditions under which maintenance and parts will be supplied, together with a copy of our 18 months-guarantee.

Please check all the details and if you are happy with them, sign both copies of the agreement and return one to us in the return envelope provided.

If you have any queries, please do not hesitate to call us from 9am to 5pm, Monday to Friday.

(8)
Yours sincerely

(9)
Robert Patterson
Sales Manager

(10)
c.c.

(11)
Enc.2



 
Ejemplo de email

6)
Subject: Your Order no: 10XR 34567WA                                                                                     
 
5)
Dear Mr Wake,
                
7)
Thank you for your order. We have arranged for an engineer to fit your boiler on the morning of the 2nd February 20---, if this is convenient for you.
 
We note that you have opted for our full-service agreement to cover maintenance of the boiler and any spare parts. Please, find attached a service agreement, listing the conditions under which maintenance and parts will be supplied, together with a copy of our 18 months-guarantee.
 
Please check all the details and if you are happy with them, sign both copies of the agreement and return one to us in the return envelope provided.
If you have any queries, please do not hesitate to call us from 9am to 5pm, Monday to Friday.
8)
Yours sincerely
 
9)
Robert Patterson
Sales Manager
 
1)
 HALS HARCAPATE LTD
545 Park Avenue
LONDON, EC10 JML
TEL:+0044 207 7234568
E-m: harcapate@xxxx.co.uk



 


En las instrucciones que se presentan a continuación se va a distinguir entre correo electrónico y carta impresa para correo ordinario/adjunta a email. Como se podrá observar, se comparte información/formato en ambos casos.

1. Nombre, dirección completa y otras referencias de la empresa remitente
Carta: arriba, a la derecha o en el centro de la página.
Email: al final, debajo de la firma.

2. La referencias de la carta para archivos o registro
Carta: el sistema anglosajón más frecuentemente utilizado es escribir “Our Ref.” seguido de las iniciales de quien firma la carta y de quien la escribe, aunque algunas empresas tienen su propio sistema. En cualquier caso, en la contestación siempre hay que citar la referencia de la carta a la que se está contestando, introducida por “Your Ref”.

3. Fecha
Carta: ponga la fecha en el orden siguiente, según siga el estilo británico o el americano. Estilo británico: fecha/ mes/ año. Estilo americano: mes/fecha/ año. Para evitar confusión, se recomienda utilizar el nombre completo del mes o las abreviaturas correspondientes a los meses: Jan., Feb., Aug., Sept., Oct., Nov. y Dec.
 
4. Dirección del destinatario de la carta
Carta: se incluye en la misma carta, también, a la izquierda y a nivel inferior al de la dirección del remitente. Escriba la dirección completa del destinatario en este orden, si se conocen todos los datos: nombre, rango o puesto en la empresa y, siempre, la dirección completa de la empresa.
 
5. Saludo inicial
Email y carta:
“Dear Sirs”, si se dirige  a una empresa. “Gentlemen” en USA.
“Dear Sir or Madam”  si desconoce el nombre y el género.
“Dear Sir”, si no conoce el nombre del destinatario.
“Dear Madam” si no conoce el nombre de la destinataria.
“Dear Mr/ Ms/ Mrs/ Miss/ más el apellido del destinatario. Ej. Dear Ms Smith
Si se ha adquirido cierta confianza con el destinatario, podemos dirigirnos a él/ella por su nombre. Ej. Dear John.
Si dirigimos nuestro mensaje a un cargo concreto de la empresa cuyo nombre no conocemos, podemos empezar el mensaje con: “For the attention of + position”. Ej. For the attention of the Sales Manager. También se puede utilizar las abreviaturas FAO o Attn. Ej: FAO Mr Smith; Attn: Sales Manager.
 
6. Asunto:
Carta: Una breve indicación del contenido de la carta, si Vd. lo considera necesario para  que la carta pueda ser dirigida al departamento correspondiente o atendida su petición lo antes posible. El contenido debe resumirse en una frase breve y clara.
Email: se escribe en la ventana correspondiente.
 
7. Contenido de la carta/email.
 
8. Saludo de despedida
Email y carta:
Dependiendo de su saludo inicial, puede cerrar su mensaje con las siguientes frases:
“Yours faithfully”, si no sabe el nombre del/la/los destinatarios.
Yours sincerely si lo sabe.
“Yours truly” / “Truly yours”, comúnmente utilizado en inglés americano.
Si se continua la correspondencia, lo más común es  “Kind regards”, “Best regards”, “Best wishes”,  “All the best”.
 
9. Firma
Email y carta:
Firme su carta/email y escriba debajo su nombre y puesto o rango en la empresa. Las siglas “For” or “p.p.” con un nombre, significa que la carta/email la ha firmado alguien en representación del remitente.
 
10. Indicación de documentos adjuntos
Carta: Añada Enc./Enclosure + número de documentos que se incluyen al final de la página cuando Vd. incluya algún documento junto con la carta.
Email: En el mensaje, indique que se adjunta un archivo con la frase: “Please, find attached…”
 
11. c.c./Copies
Carta: Se indica que se ha mandado copia de la carta a otra persona al final de la carta por medio de las iniciales c.c.
Email: se escribe la dirección de correo electrónico de la persona a la que se le envía la copia en la ventana correspondiente.

Estilo

En cartasinglescomercial.unizar.es se presentan instrucciones y ayuda para escribir correspondencia comercial internacional en inglés en estilo y tono formal. Se recomienda mantener este estilo y tono hasta que adquiramos más cercanía con nuestro destinatario, teniendo siempre en cuenta su protocolo y cultura empresarial.

Estas recomendaciones sirven tanto para correo electrónico como para correo convencional.

Para asegurarnos de la eficacia de nuestra correspondencia, el contenido debe ser:

  • Concreto: Hay que tener bien claro el objetivo del mensaje (pedir información, reclamar un pago, mostrar una queja etc.) y expresarlo adecuada y eficazmente.
  • Completo: Hay que proporcionar la información y los datos necesarios que faciliten la consecución del objetivo que perseguimos.
  • Claro: Hay que tratar de usar frases cortas y expresivas que introduzcan con claridad el mensaje. Por otro lado, cada parte del mensaje que introduzca información nueva deberá ir en otro párrafo. Asimismo, el vocabulario utilizado ha de ser el apropiado teniendo en cuenta que estamos tratando de temas comerciales.
  • Cortés: Hay que utilizar siempre un tono educado y evitar a toda costa ser ofensivo incluso en situaciones complicadas.

En todo momento se ha de tener siempre presente al receptor de la carta cuestionándonos si:

  • Hemos dejado suficientemente claro nuestro objetivo.
  • El tono es el adecuado.
  • La lengua es la apropiada.
  • No hay errores gramaticales.
  • Hemos incluido toda la información y datos necesarios.
  • La estructura del mensaje es lógica y clara.
  • El formato es el adecuado para una carta comercial.

 
Estilo formal y uso de la lengua

Cuando escribimos en un estilo formal en inglés se recomienda:

  • Evitar contracciones, e.g. aren’t, won’t, don’t, etc.
  • Escribir oraciones cortas y directas evitando frases complejas en inglés que pueden llevar a confusión.
  • Introducir y cerrar la carta/email con las expresiones apropiadas que suelen ser comunes a todo tipo de cartas/emails comerciales.
  • Evitar utilizar lenguaje coloquial y/o jerga si no se conoce muy bien al destinatario.
  • Siempre que se utilicen siglas estar seguros de que el receptor las conoce, en caso de duda, añadir el significado.