Estilo y formato de una carta/email comercial formal en inglés

En cartasinglescomercial.unizar.es se presentan instrucciones y ayuda para escribir correspondencia comercial internacional en inglés en estilo y tono formal. Se recomienda mantener este estilo y tono hasta que adquiramos más cercanía con nuestro destinatario, teniendo siempre en cuenta su protocolo y cultura empresarial. Estas recomendaciones sirven tanto para correo electrónico como para correo convencional.

• Concreto: Hay que tener bien claro el objetivo del mensaje (pedir información, reclamar un pago, mostrar una queja etc.) y expresarlo adecuada y eficazmente.
• Completo: Hay que proporcionar la información y los datos necesarios que faciliten la consecución del objetivo que perseguimos.
• Claro: Hay que tratar de usar frases cortas y expresivas que introduzcan con claridad el mensaje. Por otro lado, cada parte del mensaje que introduzca información nueva deberá ir en otro párrafo. Asimismo, el vocabulario utilizado ha de ser el apropiado teniendo en cuenta que estamos tratando de temas comerciales.
• Cortés: Hay que utilizar siempre un tono educado y evitar a toda costa ser ofensivo incluso en situaciones complicadas.

En todo momento se ha de tener siempre presente al receptor de la carta cuestionándonos si:

• Hemos dejado suficientemente claro nuestro objetivo.
• El tono es el adecuado.
• La lengua es la apropiada.
• No hay errores gramaticales.
• Hemos incluido toda la información y datos necesarios.
• La estructura del mensaje es lógica y clara.
• El formato es el adecuado para una carta comercial.

Estilo formal y uso de la lengua

Cuando escribimos en un estilo formal en inglés se recomienda:

• Introducir y cerrar la carta con las expresiones apropiadas (ver formato) que suelen ser comunes a todo tipo de cartas comerciales.
• Evitar contracciones, e.g. aren’t, won’t, don’t, etc.
• Escribir oraciones cortas y directas evitando frases complejas en inglés que pueden llevar a confusión.
• Evitar utilizar lenguaje coloquial y/o jerga si no se conoce muy bien al destinatario.
• Siempre que se utilicen siglas estar seguros de que el receptor las conoce, en caso de duda, añadir el significado.

En las instrucciones que se presentan a continuación se va a distinguir entre correo electrónico y carta impresa para correo ordinario/adjunta a email. Como se podrá observar, se comparte información/formato en ambos casos.

1. Nombre, dirección completa y otras referencias de la empresa remitente

Carta: arriba, a la derecha o en el centro de la página.

Email: al final, debajo de la firma.

 

2. La referencias de la carta para archivos o registro

Carta: el sistema anglosajón más frecuentemente utilizado es escribir “Our Ref.” seguido de las iniciales de quien firma la carta y de quien la escribe, aunque algunas empresas tienen su propio sistema. En cualquier caso, en la contestación siempre hay que citar la referencia de la carta a la que se está contestando, introducida por “Your Ref”.

 

3. Fecha

Carta: ponga la fecha en el orden siguiente, según siga el estilo británico o el americano. Estilo británico: fecha/ mes/ año. Estilo americano: mes/fecha/ año. Para evitar confusión, se recomienda utilizar el nombre completo del mes o las abreviaturas correspondientes a los meses: Jan., Feb., Aug., Sept., Oct., Nov. y Dec.

 

4. Dirección del destinatario de la carta

Carta: se incluye en la misma carta, también, a la izquierda y a nivel inferior al de la dirección del remitente. Escriba la dirección completa del destinatario en este orden, si se conocen todos los datos: nombre, rango o puesto en la empresa y, siempre, la dirección completa de la empresa.

 

5. Saludo inicial

Email y carta:

“Dear Sirs”, si se dirige a una empresa. “Gentlemen” en USA.

“Dear Sir or Madam”si desconoce el nombre y el género.

“Dear Sir”, si no conoce el nombre del destinatario.

“Dear Madam” si no conoce el nombre de la destinataria.

"Dear Mr/ Ms/ Mrs/ Miss/ más el apellido del destinatario. Ej. Dear Ms Smith

Si se ha adquirido cierta confianza con el destinatario, podemos dirigirnos a él/ella por su nombre. Ej. Dear John.

Si dirigimos nuestro mensaje a un cargo concreto de la empresa cuyo nombre no conocemos, podemos empezar el mensaje con: “For the attention of + position”. Ej. For the attention of the Sales Manager. También se puede utilizar las abreviaturas FAO o Attn. Ej: FAO Mr Smith; Attn: Sales Manager.

 

6. Asunto:

Carta: Una breve indicación del contenido de la carta, si Vd. lo considera necesario para que la carta pueda ser dirigida al departamento correspondiente o atendida su petición lo antes posible. El contenido debe resumirse en una frase breve y clara.

Email: se escribe en la ventana correspondiente.>

 

7. Contenido de la carta/email.

 

>8. Saludo de despedida

Email y carta:

Dependiendo de su saludo inicial, puede cerrar su mensaje con las siguientes frases:

“Yours faithfully”, si no sabe el nombre del/la/los destinatarios.

Yours sincerely si lo sabe.

“Yours truly” / “Truly yours”, comúnmente utilizado en inglés americano.

Si se continua la correspondencia, lo más común es  “Kind regards”, “Best regards”, “Best wishes”, “All the best”.

 

9. Firma

Email y carta:

Firme su carta/email y escriba debajo su nombre y puesto o rango en la empresa. Las siglas “For” or “p.p.” con un nombre, significa que la carta/email la ha firmado alguien en representación del remitente.

 

10. Indicación de documentos adjuntos

Carta: Añada Enc./Enclosure + número de documentos que se incluyen al final de la página cuando Vd. incluya algún documento junto con la carta.

Email: En el mensaje, indique que se adjunta un archivo con la frase: “Please, find attached…”

 

11. c.c./Copies

Carta: Se indica que se ha mandado copia de la carta a otra persona al final de la carta por medio de las iniciales c.c.

Email: se escribe la dirección de correo electrónico de la persona a la que se le envía la copia en la ventana correspondiente.